POJMI

Najpogostejši pojmi, ki jih srečamo pri projektnem managementu in njihove razlage :

PROJEKT je:

1.) Je več časovno in strukturno med seboj povezanih opravil

2.) je celota prizadevanj za izgradnjo sistema.

3.) je način organizacije izvajanja enkratni poslov ( procesov. 4.) Projekt je časovno omejen napor, ki mora biti vložen, da bi bil ustvarjen edinstven izdelek ali storitev.

PROJEKT je oblika enkratnega procesa, ki jo uporabljamo takrat, ko mora v procesu sodelovati VEČ LJUDI, ki sicer nimajo istega vodje

PROJEKTNI MANAGEMENT – je način obvladovanja enkratnega procesa ;  Je uporaba znanja, veščin, tehnik in metod ter orodij v projektu za izpolnitev potreb in pričakovanj naročnika projekta.

PROCESNA DEFINICIJA PROJEKTA

Z vidika organiziranja je eden najpomembnejših kriterijev za razvrščanje procesov »kriterij števila ponovitev istovrstnega procesa«. Po tem kriteriju so procesi razvrščeni v dve skupini:

1. KONTINUIRANI PROCESI  – optimalno izvajani, stroški priprav so zelo veliki, št. ponovitev 1000x, metode: linearno planiranje, simulacija, stohastika – te metode so zelo drage
2. INTERMITENTNI (PREKINJAJOČI) PROCESI – št. ponovitev je manjše (20x do 100x), stroški priprav niso tako zelo veliki, orodij za planiranje je zelo veliko in niso zelo natančna

PONAVLJAJOČI INTERMITENTNI PROCESI – niso projekti

ENKRATNI PROCESI – so projekti (čim manjši stroški priprav, ni optimalna in izdelava je dolgotrajna, veliko tveganje, posebnost so ljudje – človek je orodje in učinkovitost je majhna -> metoda mrežnega planiranja)

SKUPNI POJMI KI OPREDELUJEJO PROJEKT

1. Projekt je ciljno usmerjen proces: Delitev glede na cilje:

NAMENSKI CILJ je opredeljen kot stanje , ki mora biti pokončanem projektu dosežen. Lahko je dokaj abstrakten (ni natančno zapisan) in okviren (npr. proizvodnja je v enem letu povečana za 20%) ,

OBJEKTNI CILJ nam pove s katerim objektom oz. s katerimi objekti bo cilj dosežen. Objektni cilj je konkreten (npr. spletni strežnik je vzpostavljen) , mogoče ga je strukturirati – tako dobimo strukturo objektnih ciljev. Relacije med cilji so lahko tudi dvosmerne.

2. Projekt je enkraten in neponovljiv: izgradnja nekega sistema je načeloma neponovljiv proces, projekt se nikdar ne more ponoviti pod popolnoma enakimi pogoji, najmanj, kar se spremeni, je čas, drugačni so lahko stroški dela, kraj izvajanja itd.

3. Projekt je vodljiv: mogoče ga je planirati, predvideti način izvajanja, mogoče ga je spremljati in kontrolirati, na osnovi analize kontrolnih informacij ga je mogoče voditi

4. Projekt je členjen na zaporedje dejavnosti

DEJAVNOST je opravilo, ki ga je potrebno opraviti, da se na poti h končnemu cilju preide z nižje stopnje (manj popolnega stanja na višji nivo) v bolj popolno stanje.

Vedno mora obstajati jasen vzrok členjena projekta, zaporedje dejavnosti je vselej tehnološko pogojeno, pomembno je ustrezno opredeliti dejavnost(npr. skopati gradbeno jamo) .

5. Projekt je časovno omejen proces – mrežni plan, gartogram

6. Projekt uporablja resurse oz. vire

RESURS je vse, kar je potrebno za izvajanje dejavnosti: ludje (domači delavci, zunanji izvajalci) , sredstva za delo (stroji, naprave, orodja), predmeti dela (material, sestavni deli, komponente) – za zagotavljanje resursov  so potrebna finančna sredstva.

7. Projekt je povezan s stroški

STROŠKI so povezani z dodelitvijo resursov na dejavnosti in z izvajanjem dejavnosti. Preprosta delitev stroškov v projektu:

1.) Variabilni stroški ( so odvisni predvsem od trajanja dejavnosti in cene resursa na enoto) 2.) Fiksni stroški (so odvisni izključno od cene resursa)

3.) Stroški vodenja projekta

8. Projekt se izvaja v specifični organizacijski obliki – Projekt traja le določen čas. Zaradi časovne omejitve projekta se organizacijo dela in ljudi vzpostavi za določen čas.Običajne organizacijske oblike so za projekte manj primerne , so pa možne. Za organiziranje projektnega dela obstajajo posebne organizacijske oblike, kot so: matrična organizacija, čista projektna organizacija, dinamične mreže…

9. Projekt je predviden za skupinsko delo – Delo v okviru projekta je le izjemoma individualno – običajno je skupinsko oz. timsko. TIM je skupina enakovrednih ljudi, ki težijo k skupnemu cilju, Vodja tima je v odnosu do tima enakovreden ostalim,  je delegat, ki predstavlja tim navzven. Skupine in timi se pojavljajo na vseh organizacijskih nivojih projekta.

10. Projekt je povezan s tveganjem

Tveganje v projektu razumemo kot možnost, da se dogodijo naključni (nepredvideni) dogodki, ki ovirajo ali onemogočajo izvedbo s planom določenih dejavnosti in negativno vplivajo na uspeh projekta. Poglavitna tveganja se nanašajo na:

- rezultat projekta in njegovo kakovost,

- čas trajanja projekta in rok zaključka,

- uporabo resursov v projektu,

-  stroške v projektu.

KJE SE UPORABLJA PROJEKTNI PRISTOP?

Projektni pristop se uporablja povsod tam, kjer je pričakovan unikaten rezultat in je zato potreben enkraten proces (npr. razvoj izdelkov ali storitev, razvoj sistemov in procesov, velike prireditve in selitve, izobraževanja itd.).

RAZVRŠČANJE PROJEKTOV

Glede na riziko pričakovanega rezultata , način planiranja in način izvedbe ločujemo:

DETERMINITIČNE PROJEKTE – Cilji so znani, način izvedbe je znan, resursi so znani, stroški so znani, časi trajanja so znani, verjetnost uspeha je ena.

STOHASTIČNE PROJEKTE (jih je več) – Cilji niso nujno znani, več načinov izvedbe , niso znani vsi resursi, stroški niso dokončni, možni različni časi, verjetnost uspeha ni ena.

Glede na hierarhijo in stopnjo konkretizacije ločujemo :

- CILJNE PROJEKTE (CP),

- PROGRAMSKE PROJEKTE (PP),

- IZVEDBENE PROJEKTE (IP)

Namen teh projektov je povečanja stopnje znanja oz. vedenja pred začetkom izvajanja del.

Glede na ponovljivost ( pogojno!! ) ločujemo:

-ENKRATNE PROJEKTE –izvedejo se le enkrat in se pod enakimi pogoji nikoli več ne ponovijo – to je običajen primer ,

-PONAVLJAJOČE SE PROJEKTE – so strukturno zelo podobni in se lahko večkrat ponovijo na istem kraju in različnem času ali različnem času in istem kraju

- PROJEKTNO PROIZVODNO – so ponavljajoči projekti v industrijskem okolju, ali uporaba projektnih metod, tehnik orodij za obvladovanje ponavljajočih se procesov

Glede na objekt projekta ločujemo:

-PROJEKT , KATERIH OBJEKT JE FIZIČNO OTIPLJIV – Rezultati posameznih dejavnosti, faz in projekta kot celote , so eksaktno merljivi ! (npr. gradnja ceste, prenova poslovne stavbe…)

- PROJEKTI, KATERIH PROJEKT JE ABSTRAKTEN – Rezultati posameznih  dejavnosti , faz in projekta kot celote, so abstraktni in niso eksaktno merljivi – ne da se jih enostavno meriti (Razvoj storitve, temeljne raziskave, prenova poslovnih procesov)

Glede na to , kje so zaposleni izvajalci, ki sodelujejo v projektu  ločujemo :

-INTERNE PROJEKTE – Projekti v katerih nastopajo notranji izvajalci, zaposleni v poslovnem sistemu oz. v okolju , ki naroči in vodi projekt ,

- EKSTERNE PROJEKTE – Projekti v katerih nastopajo zunanji izvajalci (kooperanti, inženirska podjetja, tuji izvajalci , ki niso zaposleni v poslovnem sistemu oz okolju , ki naroči in vodi projekt).

Vzroki vse pogostejše rabe projektnega pristopa

So dinamičnost okolja, zahteve po kvaliteti, prilagodljivi sistemi, uspešnost , inovativnost. Edina stalnica v turbolentnem okolju je dinamično spreminjanje vrednost, potreb, razmišljanja in dela. Tovrstni pogoji in zahteve okolja ter razmere v sistemih zahtevajo ustrezen način dela na proizvodnem in storitvenem področju.  Tudi tam kjer so do sedaj prevladovali kontinuirani  procesi so se pojavili procesi z manjšim številom ponovitev. Zanimivi so postali predvsem enkratni procesi , katerih rezultat je unikaten in uporabniku prilagojen izdelek ali storitev.

OPREDELITEV PROJEKTNEGA MANAGEMENTA

Project Management – lahko prevedemo kot projektno vodenje ; V slovenskem jeziku se je uveljavil pojem PROJEKTNI MANAGEMENT , kar dejansko pomeni : projektno vodenje v širšem smislu, projektni pristop, delo na projektni način, projektno delo, obvladovanje projektov oz. obvladovanje enkratnih procesov.

1.) Ideja projektnega Managementa – Bistvena razlika med managementom ponavljajočih procesov in  managamentom projektov je , da je potrebno vsak projekt pred izvajanjem pripraviti!!!.

2.) Kontekst v katerem projektni managament poteka (predvsem kako vključiti projekt v poslovni sistem in kako organizirati ljudi znotraj proekta)

Vpliv faz projekta in življenjskega cilja projekta – Različni obsegi in vsebine faz na različnih področjih uporabe (npr. razvoj izdelka, temeljne raziskave).

Vpliv udeležencev v projektu – to so vsi tisti, ki aktivno sodelujejo v projektu in tisti, katerih interes lahko pozitivno ali negativno vpliva na uspeh projekta.

Organizacijski vpliv sistemov v katerih se projekt odvija – različni vplivi pretežno projektne ali neprojektne organizacije, vpliv organizacijske kulture, vpliv organizacijske strukture.

Vpliv managementa sistemov v katerih se projekt odvija  – način vodenja , komuniciranja, pogajanja, reševanja problemov itd.

Socialno ekonomski vpliv – Različni standardi, regulativa, internacionalizem, kulturne razlike.

3.) Procesi skozi katerih se projektni managament izvaja (Kako in do kolikšne mere formalizirati projektni managament)

1. Ločimo:

-Temeljni transformacijski procesi in nekateri podporni procesi , ki v sistem dodajajo vrednost

-Procesi projektnega managementa , ki omogočajo obvladovanje projekta.

2. Obstaja več skupin procesov projektnega managementa : Procesi inicijalizacije, koncipiranja, planiranja, izvajanja, spreminjanja, zaključevanja – Ti procesi lahko potekajo v vseh fazah življenskega cikla projekta, vendar z različno intezivnostjo.

3. Znotraj teh skupin obstajajo podprocesi, povezani z :

-vhodi  (dokumenti ali dokumentirani rezultati) ,

- tehnikami in orodji,

-izhod (dokumenti ali dokumentirani rezultati ).

4. Te podprocese je potrebno izbrati in ustrezno implementirati v vsak posamezen projekt

Področja znanj in veščin

-obvladovanje integracije projekta,

-obvladovanje obsega projekta,

-obvladovanje terminskega vidika projekta,

-obvladovanje stroškovnega vidika projekta,

-obvladovanje resursov v projektu,

-obvladovanje kvalitete v projektu,

-obvladovanja komuniciranja v projektu,

-obvladovanje tveganj v projektu,

- obvladovanja oskrbovanja v projektu.

Za delo v določenem projektu je mogoče uporabiti le tista znanja in veščine, ki jih sodelavci v projektu imajo, morebitna manjkajoča znanja oz. veščine pa je potrebno pridobiti.

ZAKAJ SO POSLOVNI SISTEMI NEUČINKOVITI?

Poslovni sistemi postajajo neučinkoviti zlasti takrat, ko se strukture poslovnih sistemov ne uspejo prilagajati spremembam izvajanja procesov in postanejo zapleteni in neučinkoviti.

Kaj je Organizacija?

Statično pojmovanje organizacije :

-Delitev poslovnega sistema na poslovne funkcije (delovna področja, oddelke, delavna mesta),

-Izpeljava nalog in opravil iz skupne naloge (smotra in ciljev),

-Njihova razporeditev po področjih, oddelkih in delavnih mestih,

-Ponovna integracija delovnih področij s pomočjo vodstvenih in informacijskih    povezav.

Tako grajeni poslovni sistemi so pogosto neučinkoviti.

ORGANIZACIJSKE STRUKTURE

1.) Hierarhična organizacijska struktura :-Ima poljubno število nivojev,

-en nadrejen –  5 do 10 podrejenih,

-linija informiranja je od spodaj navzgor

-linija vodenja je od zgoraj navzdol.

SLABE STRANI: Togost, okornost, nagnjenost k hipertrofiji (povečevanju), slaba zasedenost, ni kreativnosti.

DOBRA STRAN: Jasna razmejitev pristojnosti in odgovornosti.

Tak sistem ima vedno dovolj rezerv ter v tako org. strukturo se, da vpeljati  projekte vendar ne veliko (prioriteta mora biti visoka, omejitev – malo projektov).

2.) Funkcionalna organizacijska struktura:

-Ima manjše število nivojev (sploščena organizacija),

-manjša režija,

-navidezno dinamična organiziranost.

SLABE STRANI: Ne ve se kdo v nekem trenutku koga vodi, in kdo je komu podrejen, neenakomerna obremenitev, problem prioritet pri izvajanju dela.

DOBRE STRANI: dobra zasedenost kapacitet, raznolikost dela.

Projekti so lažje izvedljivi, ni koordinacije, učinkovitost do 30-40 ljudi.

3.) Matrična organizacijska struktura:

-Resnično dinamična organiziranost,

-avtonomne delovne skupine za izvedbo posameznih nalog,

-pripadnost skupini le za čas izvedbe naloge.

SLABE STRANI: Je komplicirana in zahtevna, dvojnost vodenja (dualno vodenje) disciplinsko in strokovno.

DOBRE STRANI: Dobra zasedenost kapacitet, spodbuda kreativnosti, raznolikost dela.

Sistem prioritet – kateri projekt je najpomembnejši in moramo imeti dobre plane.

Projektna org. struktura: Gradnja Črnega kala – 2 leti je trajal projekt (npr. podjetje Dars)

4.) Različne druge oblike organizacijskih struktur – se navezujejo in izhajajo iz opisanih oblik organizacijskih struktur; zlasti matrične:

-funkcijska matrična projektna organizacija,

-objektna matrična projektna organizacija,

-popolna oz. čista projektna organizacija,

-Ad-hoc projektna organizacija (primerna za majhne skupine visoko usposobljenih strokovnjakov),

-projektna koordinacija (prehodna oblika),

-dinamična mreža ( matrična projektna organizacija v širšem okolju )

Ene same , edino prave in najboljše organiziranosti podjetja ni – Vedno je treba videti kakšen je temeljni transformacijski proces ( enkraten, ponavljajoč ali kontinuiran) , kakšna je struktura ljudi, kakšna je strategija podjetja:

-> Kadar gre za občasno delo po projektnem načinu in interne projekte, načeloma velja Uporablja se začasna matrična organizacijska struktura, vodja projekta je vodja izvedbe nalog, uporabi se lahko vse delavce ki so glede na stroko potrebni za izvedbo neke naloge, Disciplinski vodja teh delavcev je vodja njihovega funkcijskega oddelka, strokovni vodja pa je vodja projekta, po opravljeni nalogi se delavci vrnejo na svoje delavno mesto.

-> Kadar pa gre za stalno delo po projektnem načinu, ali za inžinering, načeloma velja: Uporabi se stalna hierarhična struktura, profesionalni vodje projektov, specializirane delovne skupine – strokovni oddelki za izvedbo posameznih nalog, disciplinski vodja in strokovni vodja teh delavcev je vodja njihovega funkcijskega oddelka, Po opravljeni nalogi na enem projektu se razporedijo na drugega, po potrebi zunanje kooperacije – v skrajnosti dinamična mreža.

ORGANIZIRANJE DELA V PROJEKTU

Opredelitev skupin udeležencev v projektu  !!!!!!!!!!

1.) GLAVNI SISTEM – Naročnik podjetja (opredeli cilje in omejitve, postavlja prioritete, upravlja projekt);

2.) SKRBNIŠKI SISTEM – Vodstvo projekta(koncipira projekt, planira projekt, operativno vodi projekt);

3.) IZVAJALNI SISTEM – Izvajalci projekta (operativno izvajajo posamezne dejavnosti, poročajo o stopnji realizacije).

Glavni sistem !!!!!!!

Kako je oblikovan? !!

-Je naročnik in upravljalec projekta,

-je vedno lastnik ali upravljalec kapitala v sistemu , ki naroči projekt (lastnik podjetja, skupščina podjetja, upravni odbor podjetja ali ustanove, župan v občini… ),

-svoje delo opravlja v okviru rednih zadolžitev, saj je projekt le posebna vrsta procesov, ki v določenem sistemu potekajo,

-za delo ki ga opravljajo na projektu upravljalci niso nagrajevani iz konta projekta.

Glavni sistem je lahko:

INDIVIDUALEN (pri manjših projektih)

SKUPINSKI (pri večjih projektih) :

-lastnik ali upravljalec (sprejema odločitve),

-kolegij oz. posvetovalna skupina (posvetuje se o odločitvah na nivoju vsh projektov v poslovnem sistemu ) ,

-odločitvena skupina (Pripravi predlog za odločanje na nivoju konkretnega projekta)

-strokovne službe (pripravijo potrebne podatke za odločanje na nivoju projekta)

-svetovalci (pripravijo ekspertize za področje upravljanja);

-strokovno posvetovalni svet (se posvetuje o odločitvah s vidika  širšega okolja )

KONZORCIJ – (Pri projektih , ki imajo več naročnikov)

Kaj so njegove naloge in pristojnosti ? !!!!

PRIPRAVA:

-Opredeli namenski cilj – projektno nalogo,

-opredeli omejitve projekta in prioriteto,

-zagotovi sredstva in potrebne resurse,

-imenuje člane skrbniškega sistema,

-potrjuje koncept in plan projekta,

-naroči izvajanje projekta,

-upravlja projekt.

ZAKLJUČEK :

-Sprejema (agregirana) poročila o napredovanju projekta,

-sprejme zaključno poročilo projekta,

-sprejme objekt projekta,

-z eksploatacijo objekta dosega namen projekta.

Skrbniški sistem

Kako je oblikovan ?

-Člani skrbniškega sistema so pooblaščeni za vodenje projekta s strani glavnega sistema,

-Praviloma odločajo o vsem v projektu razen o spremembah ciljev, omejitvah in prioritetah,

-Člani skrbniškega sistema so praviloma razporejeni na projekt s polnim delovnim časom, Članom skrbniškega sistema je delo na projektu praviloma edina delovna zadolžitev,

-Po zaključku projekta se lahko vrnejo na svoja siceršnja delovna mesta, razporedijo na nov projekt, lahko prevzamejo delo v objektu projekta, ki so ga vodili;

-so praviloma (vsaj v variabilnem delu) nagrajeni glede na uspeh projekta , ki ga vodijo.

Skrbniški sistem je lahko:

INDIVIDUALNEN (pri manjših projektih) vodja projekta (projektni manager, skrbnik projekta).

VODSTVENA SKUPINA – TIM (pri večjih projektih) – vodja projekta (vodja vosdstvene skupine-tima), pomočnik vodje( nadomešča vodju v primeru odsotnosti), člani (skrbijo za neko področje oz. funkcijo,skrbijo za podprojekte), Strokovni tajnik projekta (skrbi za pripravo informacij, ki so potrebne za vodenje in je zadolžen za administracijo v projektu), svetovalci (za področje projektnega managementa)

Njegove naloge:

ORGANIZIRANJE PROJEKTA:

-Izbor internih domačih izvajalcev, zunanjih izvajalcev oz kooperantov,

-Razdelitev izvajalcev v izvajalne skupine oz. izvajalne time

-izbor vodij skupin oz. timov,

-oblikovanje organizacijske strukture projekta,

-razporeditev notranjih izvajalcev z odločbo,

-sklepanje pogodb z zunanjimi izvajalci.

PLANIRANJE PROJEKTA:

-Ugotavljanje vseh zahtev, omejitev in predpostavk v zvezi s projektom

-Opredelitev in kvantifikacija objektnega cilja oz. ciljev projekta

-definicija strukture projekta

-Izdelava podrobnih planov izvedbe projekta: (1.)dejavnosti, povezave, časi trajanja dejavnosti, roki za izvedbo 2.) resursi oz. viri,  asignacija ali alokacija resursov 3.) predračun stroškov projekta ).

NADZOR IN SPREMLJANJE PROJEKTA:

-Periodična kontrola fizičnih rezultatov, potroškov in stroškov (dnevno, tedensko/dekadno, ob zaključku dejavnosti, ob mejnikih, občasno na zahtevo),

-primerjava realizacije s planiranimi veličinami

-analiza vzrokov odstopanj,

-ocenjevanje možnih posledic odstopanj.

OPERATIVNO VODENJE PROJEKTA:

-Preučevanje, svetovanje, motiviranje udeležencev projekta,

-razdeljevanje (odrejanje) dela

-sprejemanje poročil izvajalcev

-sprejemanje in koordinacija vsakodnevnega dela izvajalcev,

-zaznavanje odstopanj od predvidene poti, analiza vzrokov in posledic

-odločanje o ukrepanju oz. vodenje,

-ukrepanje v mejah pristojnosti

-zastopanje interesov projekta navzven.

INFORMIRANJE IN KOMUNICIRANJE V PROJEKTU:

a.) Informirati je treba : neposredno sodelavce (ožji projektni tim), Podrejene (izvajalce), Glavni sistem (naročnika), zainteresirane zunanje organizacije in institucije.

b.) Informiranje je lahko : rutinsko – periodično, po potrebah – v neneormalnih situacijah, občasno na zahtevo.

Izvajalni sistem

Kako je oblikovan?

-Je organiziran v obliki izvajalnih skupin – izvajalnih timov

-Posamezna skupina je : zadolžena za izvedbo ene dejavnosti ali skupine dejavnosti         (praviloma) , Zadolžena za izvajanje projekta kot celote (izjemoma),

-Člani posamezne skupine so v skupino: dodeljeni s polnim delovnim časom (priporočljivo), dodeljeni s delom njihovega časa (žal pogosto) – v tem primeru mora biti znan delež tega časa, biti mora postavljen podroben terminski plan, delo na projektu in drugih delovnih zadolžitvah naj se ne prekriva znotraj delovnega dneva.

-Po končanem delu se člani vrnejo na svoja siceršnja delovna mesta – skupina se razpusti. Izvajalne skupine – timi so odgovorni skrbniškemu sistemu, kateremu tudi poročajo

-Izvajalne skupine oz. timi so lahko : Interni  (samo delavci iz podjetja), eksterni (tuji oz. zunanji izvajalci), mešani (problem je vodenje in nagrajevanje).

-Vsaka izvajalna skupina oz. tim mora imeti svojega vodjo, ki navzven predstavlja skupino

-Individualni izvajalci  v projektu nastopajo le izjemoma.

-Izvajalne skupine- timi so v pretežni meri plačani na podlagi dela , ki ga v projektu opravljajo (o sistemu nagrajevanja odloča vodja projekta kar je zelo pomembno)

Njegove naloge?

-Operativno izvaja dejavnosti / dejavnosti v okviru projekta

-Poroča o napredovanju projekta: dejanski roki začetka/konca dejavnosti (datumi), dejansko opravljeno delo (v odstotkih), dejansko opravljeno delo (ure) , in porabljene količine materiala (enote),  dejanski stroški izvedbe (denarne enote), problematika izvajanja.

Kakšna je povezava med naročnikom in izvajalcem?

Direktne povezave ni, povezava je z vodstvom.

Prednost projektnega dela?

Ne delajo vsi udeleženci na enkrat, vsak dela samo en delček.

Delitev dela udeležencev projektov

-Povsem notranji projekt,

-notranji projekt z mešanimi (notranji, zunanji)  izvajalnimi timi – najbolj zahteven,

-notranji projekt z zunanjimi izvajalnimi  timi – izvedbeni inženiring – najboljši,

-zunanje vodstvo in zunanji izvajalci – celotni inženiring (zelo drag).

SKUPINE IN TIMI V PROJEKTU

Delo v projektu praviloma ni individualno delo (delo posameznika). Posameznik , ki deluje povsem samostojno je v projektu izjema – to velja za nivo upravljanja, vodenja in izvajanja. Sodelavci se v projektu organizirajo v PROJEKTNE SKUPINE in PROJEKTNE TIME.

Lastnosti projektne skupine:

-Člani se združujejo po administrativnem navodilu,

-ne sodelujejo pri definiranju ciljev,

-individualni cilji so nad cilji skupine,

-odgovornost je individualna,

-nagrajevanje je individualno,

-člani delajo zgolj po navodilih vodje.

Lastnosti projektnega tima:

-člani se združujejo zaradi skupnih interesov,

-aktivno sodelujejo pri definiranju ciljev,

-cilji tima so nad individualnimi cilji,

-odgovornost je timska,

-nagrajevanje je timsko,

-delo članov tima je kreativno.

Včasih ljudje lahko funkcionirajo v timu, včasih ne. Kako izbiramo ljudi v skupinah?

-Ali imam znanja in veščine pri delu,

-ali ima čas za projekt (na razpolago),

-kateri bi lahko delali skupaj (osebnostne lastnosti – ne smejo si biti podobni).

Lastnosti projektne skupine in projektnega tima:

-Pravi projektni timi so redki,

-jasne meje med projektnimi timi in projektnimi skupinami ni (tim je posebna oblika            organiziranja skupine; z ustreznim pristopom je iz » povprečne projektne skupine « mogoče oblikovati » zmagovit projektni tim « )

-za oblikovanje tima je potreben: določen čas, pravi pogoji v okolju in pravi pogoji v sistemu, ustrezen timski management.

Vloge v projektnem timu:

-Povprečni posamezniki pogosto postanejo v timu odlični delavci ali obratno.

-Razvita je teorija, da vsi člani  tima igrajo v timu dvojno vlogo (dr. Belbin ):

-Vlogo funkcionalne narave ( delo ki ga nekdo opravlja in za katero ima funkcionalna znanja s svojega strokovnega področja –strojništvo, pravo, elektrotehnika, organizacija …)

- Vlogo , ki jo člani igrajo v timu kot individumi (vsakdo v tim prinese svojo osebno noto , način dela razmišljanja itd.)

VLOGE KI JIH ČLANI IGRAJO KOT INDIVIDUMI :

1. Vodja oz. koordinator,
2. oblikovalec,
3. inovator,
4. ocenjevalec,
5. izvrševalec,
6. dobavitelj,
7. povezovalec,
8. zaključevalec.

Vloge v projektnem timu so si nasprotujoče , vendar je prav to največja prednost tima. Pri vzpostavitvi »idealnega tima« so potrebne vse vloge, saj v nasprotnem primeru delovanje ne bo uspešno, Nosilci opredeljenih vlog ne morejo individualno uspešno sodelovati, ker se medsebojno izključujejo. Zastopanost vseh vlog pa omogoča , da nasprotja izginejo, Ker v praksi ni na voljo osem posameznikov z ustreznimi lastnostmi je potrebno izbrati take ljudi ,ki zastopajo več vlog hkrati – to je mogoče saj nihče nima ene in edine lastnosti, ampak prevladujočo lastnost !!! .

Pri opredeljevanju timskih vlog v praksi se je mogoče poslužiti psihometričnega testa (dr. Belbin ). V testu se opazujejo štiri karakteristike posameznikov in sicer : Bistroumnost, Težnja po nadvladi / podrejenosti, Introvertiranost / ekstrovertiranost  , stabilnost / nemirnost.

V praksi je z upoštevanjem teh dejstev in vključevanjem ljudi z ustreznimi lastnostmi mogoče oblikovati uspešnejši tim.

Glavne ugotovitve Bilbinovega modela:

-Uravnoteženo zastopanje vlog v timu pripomore k učinkovitejšem delu,

-uravnotežen tim lahko obstaja tudi , če niso zastopane vse vloge, saj posameznik lahko zastopa eno ali več vlog,

-model poudarja pozitiven naboj, ki ga v tim prinašajo njegovi člani, saj vsi skupaj lahko delujejo bolj učinkovito kot pa individualist,

-nihče nima samo ene in edine lastnosti, ampak imamo vsi prevladujočo lastnost,

-nobena vloga v timu ni boljša ali slabša, ampak so vse vloge enakovredne in potrebne.

Izkušnje kažejo , da so projektni timi do 30 % bolj produktivni kot skupine. Istočasno je v timu bistveno več inovativnosti in racionalizacij – Zato je potrebno povsod kjer je to mogoče uvajati timsko delo.      

VODENJE V PROJEKTU

Kakšna je sistemska opredelitev vodenja? Nariši + opiši!

Praktična opredelitev vodenja

Vodenje je spretnost vplivanja na druge ljudi, skupine ali time  s komuniciranjem , motiviranjem, nadzorom, da bi delovali v smeri postavljenega cilja pogosto proti njihovim siceršnjim naravnim interesom.

Vodenje kot proces

Vodenje sestavljata dva prepletena procesa :  Vodenje kot proces v smislu managementa in vodenje kot proces v smislu leadershipa.

Možni so različni stili vodenja

Ki pa zavisijo od vodje, od situacije , od sodelavcev ki jih vodi.

-Avtoritativni stil vodenja (poudarjen je status vodje) – 1,2 stopnja

-Participativni stil vodenja – 3

-avtonomne skupine (Poudarjena je strokovnost in osebnost vodje)  – 4,5 stopnja

5 Stopnje vodenja:

1.) PRVA STOPNJA – UKAZOVANJE – Vodja sam rešuje problem in sprejme vse odločitve na osnovi informacij, ki so mu tedaj na voljo, brez sodelovanja podrejenih, ni primeren za projekte.

2.) DRUGA STOPNJA – UTEMELJEVANJE ODLOČITEV – Sodelovanje podrejenih pri postavljanju ciljev in iskanju poti za njihovo doseganje ni zaželeno. Podrejeni morajo le izpolnjevati postavljene naloge, poročati o doseženih rezultatih in posredovati informacije o dogajanjih (na koncu).

3.) TRETJA STOPNJA – POSVETOVANJE Z IZBRANCI –  Individualno posvetovanje z izbranimi podrejenimi, spoznavanje njihovih zamisli in sugestij. Vodja odločitve sprejema sam, zamisli in sugestije podrejenih upošteva ali pa ne.

4.) ČETRTA STOPNJA – POSVETOVANJE Z VSEMI (Najbolj pogosto) – Posvetovanje z vsemi podrejenimi hkrati, spoznavanje njihovih zamisli in predlogov. Vodja odločitve sprejema sam; te zamisli in predloge upošteva ali ne.

5.) PETA STOPNJA – SKUPINSKO ODLOČANJE Ali timsko odločanje –  Posvetovanje z vsemi podrejenimi, skupinsko ustvarjanje zamisli za rešitve , oblikovanje alternativnih rešitev dokler ni dosežen konsenz  o odločitvi. Vodja ima vlogo koordinatorja, ki ne vpliva prevladujoče na sodelujoče ampak le usmerja razpravo. Kasneje vodja skrbi za uresničitev sprejete odločitve in zanjo odgovarja.  Nadzor je usmerjen v usposabljanje skupine kot tima (saj skupinsko usmerjanje je potrebno uporabiti ustrezne tehnike)

Kdaj kateri stil vodenja?

Enomiselnega navodila ni, vendar načeloma velja:

-AVTORITATIVNI STIL VODENJA – zahtevajo izredne razmere, izrazito rutinske operacije, kjer se zahteva visoka produktivnost na podlagi stroge discipline.

- PARTICIPATIVNI STIL VODENJA – Pride v poštev v ne povsem razčiščenih situacijah , zlasti pa pri sprejemanju odločitev v zvezi z dogajanji v prihodnjosti, ki niso povsem znana (Delfi metoda).

-SKUPINSKI STIL VODENJA – (potreben je konsenz). Bistvo je soglasje. Je uporaben npr. pri razvojnih nalogah, kjer skupino oz. tim sestavljajo visoko profesionalni strokovnjaki , ki znajo uspešno delati samostojno (skupinsko ne pomeni anarhično, Potrebna je občasna kontrola, vsakdo mora vedeti kaj se dogaja, nujni so periodični sestanki na katerih se razpravlja o tem kako napreduje naloga (projekt) ).

Možnost ukrepanja pri vodenju

-KOREKTIVNO VODENJE – Pri doseganju postavljenega cilja se vztraja za vsako ceno – z ukrepi vodenja se postavi novo pot do prvotnega cilja.

-ADAPTIVNO VODENJE – če postavljenega cilja ni mogoče doseči, se oblikuje nov cilj, za katerega ni nujno da je identičen prvotnemu.

Vodenje projektnih timov

-Participativno,

-osnovano na motivaciji članov tima,

-v timu ni hierarhije,

-vodja tima je najbolj izkušen član,

-vlogo vodenja člani menjajo glede na obravnavano področje,

-vsakdo priznava drugega kot enakopravnega sodelavca,

-dominacije ni,

-vsak član tima mora poznati delo vseh drugih članov tima,

-vsi člani tima morajo imeti vse podatke,

-vse odločitve so skupne (za bistvena vprašanja je potrebno doseči konsenz, glasovanja in preglasovanja ni, mnenje večine ni jamstvo za dobro odločitev ).

Zahteve za vodjo projekta:

1.) Obvladovanje širšega spektra znanj – interdisciplinarnost in to : 70% strokovnih znanj s področja, kamor projekt posega in 30% znanj organiziranja, vodenja, komuniciranja, ekonomike, prava, …. V taki meri da lahko planira in vodi –  sprejema odločitve.

2.) Osebna in strokovna avtoriteta,

3.) Posameznik lahko vodi projekt do približno 100 dejavnosti pod pogojem da dela samo na projektu.

VEČJE PROJEKTE VODI PROJEKTNI TIM (Širše vodstvo projekta)

4.) Delitev dela in pristojnosti v širšem vodstvu projekta: ali vodja celotnega projekta (integralnega projekta) in vodje posameznih podprojektov à ali vodja projekta in člani zadolženi za posamezna področja (tehniko, finance, kadre, pravo…) — Sodelovati mora strokovni tajnik projekta !

5.) Stroški vodenja projekta : caa 10 do 15% predračunske vrednosti.

Zahteve za strokovnega tajnika projekta

-Vodi vsa administrativna dela na projektu (dopisovanje, obveščanje, sklicevanje sestankov, zapiski sestankov, …),

-ukvarja se z vsemi strokovnimi deli na projektu – razen z odločanjem (izdeluje in izračunava plane projekta , obvladati mora orodja za planiranje projektov , zajema in analizira podatke o realizaciji),

-imeti mora ustrezno izobrazbo.     

PROCESI V PROJEKTU

Procesi managementa v projektu

1.) Inicializacija (pobuda) ,

2.) Koncipiranje (strateška faza) ,

3.) Planiranje (taktična faza),

4.) Izvajanje (operativna faza),

5.) eksploatacija (obratovanje)

INICIALIZACIJA

Izvaja glavni sistem (naročnik).

Vsebina procesa :

-Zbiranje idej, pobud, predlogov, hranjenje prejetih in zavrnjenih predlogov,

-ocenjevanje predlogov, izbor projektov,

-izbor potencialnih vodij in članov timov,

-odločitev o nadaljevanju dela.

Namenski cilj moramo imeti poleg omejitev (čas, denar, resursi)

KONCIPIRANJE

Izvaja skrbniški sistem (svetovalci, strokovne službe, zunanji izvajalci).

Vsebina procesa:

-posnetek stanja oz. specifikacija zahtev,

-študija izvedljivosti

-identifikacija in definicija ciljev projekta

-globalna opredelitev  strukture projekta

-okvirna opredelitev časa, resursov, stroškov

-globalna definicija projektne organizacije,

-odločitev o nadaljevanju dela.

PLANIRANJE

Izvaja skrbniški sistem (izvajalski sistem, svetovalci, strokovna služba ).

Vsebina procesa :

-izbor, razvoj metod dela,

-planiranje projekta,

-izdelava izvedbene dokumentacije,

-zakon informacijskega sistema projekta,

-natančna definicija projektne organizacije,

-izbor notranjih in zunanjih sodelavcev,

-odločitev o nadaljevanju dela (naročnik).

Obremenitev: potrebno je narediti register tveganja, poslovna upravičenost, org. struktura, vpis vseh dejavnosti, terminski plan, plan resursov, gantogram, premoprodajo…

ODREJANJE IZVAJANJA

Izvaja skrbniški sistem (svetovalci , strokovni službe).

Vsebina procesa:

-oblikovanje izvajalnih skupin,

-oblikovanje podrobne izvedbene dokumentacije (navodila za delo ),

-razdeljevanje dela ( delovni nalogi, kontrolni listki , materijalni čeki),

-odrejanje izvajanja.

IZVAJANJE DEJAVNOSTI

Izvaja izvajalni sistem.

Vsebina procesa:

-Operativno izvajanje dejavnosti,

-kontrola rezultatov in periodično poročanje (dejanski časi-roki, dejansko porabljeni resursi, dejanski stroški, eventualna problematika),

-poročanje ob zaključku dejavnosti.

ZBIRANJE PODATKOV

Izvaja skrbniški sistem (tajnik projekta).

Vsebina procesa:

-Zbiranje , zajemanje in hranjenje podatkov o poteku dejavnosti / napredovanju projekta (dejanski časi, porabljeni resursi, stroški),

-periodična obdelava podatkov,

-priprava informacij za vodenje,

-distribucija informacij.

ANALIZA REZULTATOV

Izvaja skrbniški sistem (svetovalci , strokovne službe).

Vsebina procesa:

-Primerjava kontrolnih podatkov o realizaciji s podatki iz plana,

-priprava alternativnih rešitev (kaj če),

-izbira ustrezne rešitve.

à PLANIRANJE SPREMEMB

Izvaja skrbniški sistem (izvajalski sistem, strokovne sl.).

Vsebina procesa:

-Priprava predloga spremembe plana,

-obveščanje glavnega sistema o predlogu spremembe plana in operativnega vodenja,

-priprava spremenjenega plana,

-spremenjena (nova, dodatna) dokumentacija,

-izbor , razporeditev dodatnih resursov.

à ZAKLJUČEK / PREKINITEV

Izvaja skrbniški sistem (svetovalci , strokovne službe).

Vsebina procesa:

-Priprava predloga zaključka projekta,

-priprava predloga predčasne prekinitve izvajanja projekta,

-odločitev o zaključku prekinitvi,

-proces zaključevanja,

-razpustitev projektne organizacije.

à INICIALIZACIJA POSLEDIČNIH PROJEKTOV

Izvaja glavni sistem (skrbniški sistem)

Vsebina procesa:

-Oblikovanje predlogov za posledične projekte, ki so nastali med eksploatacijo objekta realiziranega projekta,

-oblikovanje predlogov za posledične projekte, ki so odvisni od realizacije  predhodnega projekta,

-ocenjevanje in izbor predlogov…

PRIPRAVA BAZE INFORMACIJ ZA BODOČE PROJEKTE

Izvaja skrbniški sistem.

Vsebina procesa:

-Zbiranje in vrednotenje izkušenj,

-predlogi sprememb, racionalizacij in inovacij projektnega dela,

-oblikovanje in ažuriranje baze,

-distribucija informacij.

Pokaže odstopanja med planom in realizacijo, kdo pogosto zamuja (s pravno-formalnimi naročili se lahko hitro znebimo slabih delavcev.

PROJEKTNI INFORMACIJSKI SISTEM

Lastnosti informacijskega sistema

Kakovosten informacijski sistem:

-je preprost,

-je fleksibilen,

-je cenen (poceni),

-podpira vse procese ki potekajo jo sistemu,

-je prilagojen zahtevam uporabnikov,

-je zanesljiv točen in ažuren,

-je transparenten in ni redundanten,

-ga je mogoče enostavno nadgraditi, ga je mogoče enostavno vzdrževati.

Namen projektnega informacijskega sistem

V toku projekta zagotavljati in vzdrževati informacije, ki so potrebne za upravljanje, vodenje, in izvajanje  projekta na nivoju glavnega sistema, skrbniškega sistema in izvajalnih sistemov.

Tokovi v projektu:

Energija , material in informacije  -> temeljni transformacijski proces (dejavnost ) -> Energija, material, informacije.

Informacijski tokovi v projektu

Programske informacije (terminski plan),

Vhodne strukturne informacije (tehnična dokumentacija, načrti , recepture)

DEJAVNOST

Kontrolne informacije (realizacija časov , resursov, stroškov , problematike),

Izhodne strukturne informacije (rezultati dejavnosti o izdelku)

Če se stvari velikokrat ponavljajo je potrebna računalniška podpora , začne se s pripravo mrežnega plana. Upravljalski nivo se splača računalniško podpreti samo, če je veliko ponovitev, vodstveni nivo pa se splača računalniško podpreti.

TOKOVI :

Glavni sistem 1.) Upravljalske programske informacije, ažurirane programske upravljalske informacije

Skrbniški sistem 2.) Vodstvene programske strukturne informacije , Ažurirane programske strukturne informacije

Izvajalni sistem: Kontrolne informacije o dejavnosti , poročilo o zaključku dejavnosti

Skrbniški sistem: Kontrolne informacije o projektu , Poročilo o zaključku projekta

Glavni sistem

PROJEKTNI DOKUMENTACIJSKI SISTEM

Kaj je projektni dokumentacijski sistem?

Projektna dokumentacija je skupek dokumentov, ki se nanašajo na projekt (vhodni dokumenti, projektno izvorni dokument, projektno interni dokument, projektno ponorni dokument, izhodni dokument ).

Kaj je dokument?

Dokument v projektni dokumentaciji je struktura, sestavljena iz FORME (oblike) in podatkov. To dvoje skupaj je SPOROČILO , ki postane informacija v trenutku ko ga uporabnik (resurs), percipira in razume. Nosilec sporočila pri tem ni pomemben, nosilec je lahko papir magnetni medij, zvok, slika…

Posebnosti projektnega dokumentacijskega sistema

-Dokument v projektnem informacijskem sistemu lahko obravnavamo tudi kot skupino podatkov, ki imajo neko formo,

-kar daje resursu zadostno informacijo,

-da na podlagi le te in svojega znanja opravi določeno opravilo  oz. dejavnost.

-Projekt je enkraten proces,

-organizacijski sistem mora biti prilagojen procesu, zato je projektni organizacijski  sistem unikaten,

-informacijski sistem je funkcija organizacijskega sistema zato je tudi projektni informacijski sistem unikaten,

-dokumentacijski sistem je del informacijskega sistem, zato je dokumentacija za vsak projekt prav tako lahko unikatna. à Vendar pravila seveda obstajajo.

Splača se standardizirati dokumente ki se velikokrat ponavljajo, to so:

-Obrazec za prosto besedilo,

-projektna definicija,

-zapisnik,

-spremljanje izdelave izdelka,

-periodično poročilo.

Kateri dokumenti nastopajo

Velja pravilo naj bo standardiziran tisti dokument , ki se v sistem večkrat ponavlja. V projektih je frekvenca pojavljanja enakih dokumentov manjša v fazi inicializacije in koncipiranja , večja pa v fazi planiranja in izvajanja.

Nekateri dokumenti v fazi inicializacije in koncipiranja:

-Opredelitev odgovornosti,

-soglasje za sodelovanje pri projektu,

-sklep o imenovanju, projektna definicija,

-opis izdelka,

-opredelitev potrebnih virov,

-seznam opravil.

Nekateri dokumenti v fazi planiranja in izvajanja:

-Zapisnik,

-vabilo,

-sprejemanje izdelave izdelka,

-soglasje za nadaljevanje dela,

-poročilo o poteku dela, periodično poročilo,

-vrednostna ocena projekta,

-ocena po izvedbi projekta.

Označevanje projektne dokumentacije

Vsak dokument , ki se pojavi v okviru projekta mora vsebovati :

1.) Identifikacijske podatke, ki dokument ločujejo od ostalih dokumentov v projektu oz. ga enolično določajo,

2.) Vsebinske podatke, ki naj bojo prav tako podani pred definirani obliki.

Označevanje projektne dokumentacije

Podatki o naročniku in projektu , podatki o izvajalcu in podprojektu , podatki o fazi in podprojektu, Kraj in datum izdelave dokumenta, podatki o avtorju dokumenta, oznaka podprojekta, oznake faze in dejavnosti, oznaka dokumenta, identifikacija, status in verzija.          

METODE MREŽNEGA PLANIRANJA

Osnovni pojmi projektnega planiranja

-Vsak projekt je potrebno:

-Planirati,

-spremljati realizacijo (kontrolirati ),

-na podlagi analize projekt voditi à Metoda za to pa je mrežno planiranje.

Osnovni pojmi mrežnega planiranja

Mrežno planiranje temelji na prikazu diskretnih opravil (dejavnosti, dogodkov), s pomočjo mrežnega diagrama. Le ta v grafični obliki predstavlja njihovo zaporedje.

Matematična osnova mrežnega planiranja je TEORIJA GRAFOV. Teorija grafov je sestavni del operacijskih raziskav. Razvita je bila v tridesetih letih prejšnjega stoletja za reševanje različnih praktičnih in teoretičnih problemov. Elementi vsakega mrežnega plana so DOGODKI in DEJAVNOSTI.

Dejavnost (task/activity)

Za DEJAVNOST velja da traja določen čas (izjemoma tudi nič),  Ima začeten in končni dogodek, Povezuje 2 in samo dva dogodka, se lahko začne šele takrat ko nastopi dogodek, ki pogojuje njen začetek, je načeloma vezan na resurse (vire), ki so potrebni za njeno izvedbo.

Dogodek (event)

Je stanje ki nastopi , ko se neka dejavnost začne ali  konča. Za dogodek velja : — z istim dogodkom se lahko začne ali konča več dejavnosti. Med dvema zaporednima dogodkoma lahko poteka samo ena dejavnost. Primer.: Začetek projektiranja, dokumentacija je potrjena, delo je zaključeno itd.

Osnovni pojmi mrežnega planiranja:

-Opredelitev strukture projekta,

-opredelitev časov,

-izbor – opredelitev – dodeljevanje in zasedanje resursov (virov),

-terminski preračun, izračun – analiza in optimizacija stroškov,

-izračun in optimizacija zasedbe resursov,

-spremljanje realizacije projekta.

Delitev na deterministične in stohastične metode

-Pri determinističnih metodah so parametri znani (cilj, dejavnosti, struktura, časi trajanja,…), verjetnost je ena(p=1),

-Pri stohastičnih metodah operiramo z verjetnostjo , ki je v splošnem manjša od 1 (p< 1 ali p=1).

Delitev na dejavnostno in dogodkovno orientirane metode

-Pri dejavnostno orientiranih metodah so za izračun bistvene , torej povezave v mreži

-Pri dogodkovno orientiranih metodah so za izračun bistveni dogodki, ki so predstavljeni z vozlišči v mreži.

»REZULTAT IZRAČUNA JE PRI OBEH METODAH ENAK«

Prikaz dejavnosti s puščicami  in pravokotniki

-Pri prikazu s puščicami (A-nets), so dogodki vozlišča v obliki oštevilčenih krogov . Med seboj so povezana z dejavnostmi v obliki puščic.

-Pri prikazu s pravokotniki (B-nets), so dejabnosti vozlišča v obliki pravokotnikov. Ti so med seboj povezani s puščicami. Puščice v tem primeru ponazarjajo le soodvisnost (tehnološko zaporedje ) dejavnosti.

Razvoj nekaterih metod:

1.) CPM – Critical Path Method,

2.) PERT – Program Evaluation and Review Technique ,

3.) MPM – METRA Potential Method,

4.) GERT – Graphical Evalution and Review Technique.

»OSNOVNE METODE SE ŠE IZPOPOLNJUJEJO IN ZNANIH JE MNOGO IZPELJANK IN DOPOLNJENIH METOD «

Kako po Pertu izračunamo? Računamo pričakovani čas.

m= (o+p+4vr)/6

WBS STRUKTURA

PROJEKTI IN RAČUNALNIŠKA PODPORA

V sodobnem svetu so torej različni enkratni posli  kot so: investicije , gradnja , razvoj sistemov, razvoj procesov ,izdelkov… uspešno organizirani v obliki projekta. MURPHY dokazuje , da je v realnosti pogosto žal drugače:

- projekt se le redko konča pravočasno,

- z istimi ljudmi ki so ga začeli ,

-v okviru predvidenih sredstev,

- tako da bi dajal zahtevanje rezultate.

Projektni informacijski sistem lahko podpremo z računalnikom. V svetu obstaja nekaj uporabnih programskih paketov za podporo projektnemu vodenju.

Značilnosti dobrega programskega paketa

1.) Primeren naj bo za uporabnike z različnimi zahtevami

2.)  Uporaben naj bo tudi v slovenskem jeziku

3.) Na voljo naj bo za različne operacijske sisteme

4.) Učinkovit mora biti v vseh fazah projekta

5.) Omogoča naj pogled na projekt z mnogo vidikov

6.) poenostavlja naj delo v multi projektnem okolju

7.) Podrobno naj opredeljuje razpoložljive resurse, povezljiv mora biti z okoljem , uporablja naj se v širšem okolju projekta…

Projektni informacijski sistem in projektni dokumentacijski sistem sta lahko podprta na različne načine :

1.) Ostaneta ročna in v papirni obliki,

2.) v obliki spletne strani z nekaterimi dodatki,

3.) v obliki projektnega portala,

4.) v obliki specialne informacijske rešitve,

5.) z ERP projektnim modulom.